Minilo je osem mesecev od začetka uporabe novih pravil računovodenja za najeme in zaključili smo obdobje “kolektivnega” dopusta slovenskih računovodij. Na operativni ravni so praviloma knjiženja prejetih dokumentov (računov za najeme) ostala nespremenjena, saj podjetja še niso postavila novih procesov v računovodstvo. Vendar bo v letnem poročilu za leto 2019 treba vse podatke o najemih predstaviti na način, kot to zahtevajo standardi. Ste pripravljeni?
Zakaj in kdaj preglednice EXCEL
Po vprašanjih, ki nam jih zastavljajo udeleženci naših seminarjev o najemih, vidimo, da so le redka podjetja našla programsko podporo za računovodenje najemov. Zaskrbljujoče je, da je sploh niso iskala, saj so vodstva podjetij prepričana, da računovodski oddelki take podpore sploh ne potrebujejo. To predvsem kaže, da se odgovorni v podjetju ne zavedajo, kako kompleksno je lahko področje najemov. Tudi največja podjetja v Sloveniji niso izjema in so za začetne izračune uporabila preglednice EXCEL. Takšna rešitev je vsekakor primerna v fazi zbiranja podatkov o najemnih pogodbah in njihovega pregledovanja.
Računovodja mora najprej dobro spoznati računovodske standarde, da lahko presoja pogodbe. Namenoma nismo zapisali »najemne pogodbe«, saj se najem lahko skriva tudi v pogodbah, na katerih ne piše najemna pogodba. In seveda je mogoče tudi obratno. Vsaka najemna pogodba ne predstavlja nujno najema v skladu z računovodskimi standardi. Praksa kaže, da veliko poslovodstev pričakuje, da bodo računovodje presojali pogodbe, ne da bi jim omogočili izobraževanje ali posvet s strokovnjaki. A računovodje so tukaj le v pomoč, kajti prav poslovodstvo je tisto, ki mora biti vključeno v presojo pogodb, saj ne morejo računovodski oddelki odločati o trajanju najema in možnosti nakupa sredstva, ki je predmet najema.
Ko je seznam najemov pripravljen, mora računovodja dobro poznati finančno matematiko in njeno uporabo v obliki finančnih funkcij v orodju EXCEL. Poleg tega pa mora biti napredni uporabnik EXCELA, da lahko podatke zaščiti pred spreminjanjem in izgubo ter pripravi poročila, ki so podlaga za knjiženje (temeljnico). Podatke pa bo treba zagotoviti tudi revizorjem.
Zakaj programska opreme za vodenje najemov
Medtem ko ni niti dvoma o tem, da podjetje potrebuje program za vodenje osnovnih sredstev, in je ta del programske podpore vključen v ponudbo v vseh rešitvah za računovodenje, pa to ne velja za vodenje najemov. Razvoj aplikacije za vodenje najemov je zahteven in dolgotrajen. Le skupina strokovnjakov lahko razvije programsko rešitev, ki zajame vse funkcionalnosti, potrebne pri vodenje najemov. Tukaj mislimo tako na knjigovodsko spremljanje najemov kot tudi na računovodsko poročanje.
Sedaj je priložnost za celovit popis vseh pogodb. Pravzaprav je to nujno. Do sedaj so se namreč stroški poslovnih najemov obravnavali kot storitev in računovodski oddelki se ob pravilno odobrenih prejetih računih niso prav veliko ukvarjali s pogodbami o najemih. Pomembno je bilo le, da so bili prejeti računi pravilno odobreni. Enako velja tudi za revizorje. Tako eni kot drugi pa se bodo z njimi v prihodnje ukvarjali veliko več kot z že omenjenimi osnovnimi sredstvi. Po začetnem pripoznanju zneskov v bilanci stanja bo prihajalo do številnih sprememb zaradi povsem običajnih okoliščin, ki spremljajo najeme. Naj naštejemo le nekatere od njih: podaljšanje trajanja najema, uskladitev obrokov z indeksi, odločitev za nakup sredstva, vzetega v najem, sprememba jamstva preostale vrednosti. In vse to obračunavati s preglednicami EXCEL je zelo tvegano in časovno zahtevno.
Kaj izbrati
Sestaviti preglednice EXCEL za vodenje zahtevnejših najemov je vsekakor dejanje, ki ne govori v prid produktivnosti. Če ste v vlogi računovodje in se že zavedate, da potrebujete programsko podporo najemom, potem morate vodstvo prepričati o tem. V našem podjetju smo se odločili, da preizkusimo delovanje ponujenih programskih rešitev.
Najprej smo začeli iskati slovenskega ponudnika programske rešitve. Našli smo eno samo podjetje, ki nas je s svojo odzivnostjo ter enostavnostjo in uporabniku prijazno rešitvijo presenetilo. Vendar pa v času ogleda rešitve v maju 2019 (še) ni podpirala vseh funkcionalnosti, saj med njihovimi uporabniki ni bilo potreb po vodenju zahtevnejših najemov.
Nato smo želeli narediti izbor med tujimi ponudniki. Povpraševali smo udeležence naših seminarjev o najemih, in to predvsem predstavnike podjetij, ki so v tuji lasti. Izkazalo se je, da številna matična podjetja s sedežem v tujini izdelujejo konsolidirane izkaze po nacionalnih standardih. Tako so programske rešitve izbrane zgolj za potrebe podjetij v posameznih državah, kjer je uporaba MSRP obvezna ali pa nacionalni standardi, tako kot v Sloveniji, uvajajo enako rešitev. Podjetja v Sloveniji torej pri izboru rešitev niso sodelovala. Še več. Večinoma so prepuščena sama sebi pri njihovi uporabi, saj matična podjetja to obravnavajo kot del lokalnega poročanja, ki pa je v domeni lokalnih računovodskih oddelkov.
Kakšno ponudbo ima torej globalni trg? Rečemo lahko, da zelo pestro in da je ponudnikov veliko. Naredili smo ožji izbor in trem izbranim ponudnikom poslali povpraševanje za konkretno slovensko podjetje s 130 pogodbami, od katerih jih je polovica vezana na usklajevanje z različnimi indeksi, in ima tudi 20 podnajemnih pogodb. Vsi trije ponudniki so zagotavljali vse funkcionalnosti, tudi za zahtevne najeme. Značilno za vse ponudnike je, da so skrivnostni pri cenah.
Cenovna politika je zelo različna. Različen je tudi obseg storitev, ki jih nudijo za dodatno plačilo. Eden od ponudnikov zaračunava glede na število pogodb in tako je strošek za manjša podjetja odločno previsok, saj cena pada s številom pogodb. Očitno se je ponudnik želel ukvarjati zgolj z velikimi podjetji. Konkretnih imen in cen ne smemo razkrivati, saj smo morali podpisati izjavo o nerazkrivanju podatkov.
Se še niste odločili?
Če ne želite zgubljati svojega dragocenega časa in želite zagotoviti ustrezno revizijsko sled vašim revizorjem, boste posegli po eni od programskih rešitev. Poleg odločitve o tehnični podpori vodenju najemov pa se je treba odločiti glede samih najemnih pogodb (trajanje najema, diskontna stopnja ...), o čemer bomo pisali in govorili vse do oddaje zaključnih računov. V veliko pomoč pri uvajanju v prakso pa vam je lahko e-Asistent: Najemi ali pa udeležba na klasičnem seminarju.
